LA ADMINISTRACIÓN
Es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de
trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
Desglosando ésta respuesta en términos
sencillos, diremos que la administración:
1. Es todo un proceso que incluye (en
términos generales) planificación, organización, dirección y control para un
adecuado uso de los recursos de la organización (humanos, financieros, tecnológicos,
materiales, de información) y para la realización de las actividades de
trabajo.
2. Tiene el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz; es decir,
lograr los objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.
LA ORGANIZACIÓN
Como entidad:
Una organización es un
sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos,
financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y
regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines.
Por ejemplo: Una organización sin
fines de lucro (una ONG) o con fines de lucro (una empresa).
Como actividad:
La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles
(humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias,
de tal manera, que se logren los fines propuestos.
Por ejemplo: La organización de
una empresa para que ofrezca productos de valor y sea competitiva en el mercado
o la organización de
un evento para el lanzamiento de un nuevo producto.
ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo abstracto y sintomático, que permite
obtener una idea uniforme acerca de una organización. Si
no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones
erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad:
*Desempeña un papel informativo, al permite que los integrante de la
organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus
características generales. * De instrumentos para análisis estructural al poner de relieve,
con la eficacia propia de las representaciones gráficas,
las particularidades esenciales de la organización representada.
CLASIFICACIÓN
DE LOS ORGRANIGRAMA
La
clasificación que se hará tiene, más que todo, una finalidad pedagógica.
La-clasificación del organigrama se hace tomando en cuenta una serie de criterios
y factores En consecuencia, procedemos a estableces ‘as bases para
posteriormente caracterizar cada tipo en particular. Según la forma como
muestran la estructura son;
·
Analítico
·
Generales
·
Suplementarios
ANALÍTICOS: Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con
informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los
directores, expertos y personal del estado mayor.
GENERALES: Este tipo de organigrama
facilita una visión muy sucinta de la organización: se limita a las unidades de mayor importancia. Se
le denomino general por ser las más comunes.
SUPLEMENTARIOS: Estos organigrama se utilizan para mostrar
une unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, tales
unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc. son complemento de los analíticos
MISIÓN
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la
existencia de una empresa u organización porque define: 1) Lo que pretende
cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) Lo que pretende
hacer, 3) El para quién lo va a hacer; y es influenciada en
momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la
organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los
factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas
Complementando ésta definición, citamos un
concepto de los autores Thompson y Strickland que dice: "Lo que una
compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica
como la misión de la compañía. Una exposición de la misma a menudo es útil para
ponderar el negocio en el cual se encuentra la compañía y las necesidades de
los clientes a quienes trata de servir"
VISIÓN
La visión se define como el camino al cual se
dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las
decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad, tomando
en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas
cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado,
etc.
ESTRATEGIA
En la explicación del cambio
estructural que se ha manejado hasta ahora, en el momento en que se establece
una interacción con el entorno es cuando se comienza a habar del desarrollo de
estrategias. Este, puede darse de muchas formas, ya sea mediante la innovación
en procesos, productos, servicios, tecnología, u otros factores productivos que
generen resultados positivos dentro del marco de la gestión administrativa.
Como se dijo en un comienzo, para tener una mayor aproximación hacia el tema
tenemos que partir del punto en que debe tenerse claro que significa
implementar estrategias hacia el logro de objetivos propuestos y para que se
hace.
Desde que surgió la dirección
estratégica en la década del sesenta del siglo XX, hay consenso, por los
autores que abordan el tema, que la necesidad de pro actividad ante la
agresividad y cambios bruscos en el entorno fue uno de los elementos que
hicieron necesaria su aparición y posterior difusión por todo el mundo hasta
convertirse en una de las herramientas de dirección más empleadas en el mundo.
La creación de elementos que ayuden a la consolidaron de la cultura
organizacional mediante variaciones en los procesos dentro de la estructura con
el fin de obtener supervivencia en el entorno actual de acontecimientos es una
de las tantas definiciones que se toman sobre la asimilación de la estrategia
dentro de las organizaciones. La estrategia es la respuesta a dos preguntas:
¿qué es nuestro negocio? y ¿Qué debería ser? Es una decisión presente con
efecto futuro, pero el tiempo de la estrategia es indeterminado, porque la
estrategia establecida solo es válida hasta la próxima maniobra propia o ajena.
Desde de un enfoque más amplio de estrategia, temas tales como el
posicionamiento, una visión, un plan y un patrón integrado de comportamiento,
son utilizados para definir la estrategia.
La estrategia es un modelo coherente (1), unificador e integrador de
decisiones que determina y revela el propósito de la organización en términos
de objetivos a largo plazo, programas de acción, y prioridades en la asignación
de recursos, tratando de lograr una ventaja sostenible a largo plazo y
respondiendo adecuadamente a las oportunidades y amenazas surgidas en el medio
externo de la empresa, teniendo en cuenta las fortalezas y debilidades de la
organización.
Por otro lado, teniendo en cuenta que hoy en día la estrategia se ha convertido
en una herramienta obligatoria dentro de la actividad gerencial, existen
aspectos diferenciadores que en conjunto integran una definición suprema de lo
que realmente es. Dentro de las acepciones generales que se han encontrado, la
estrategia se enfoca hacia el lado de establecer un planteamiento ya que dentro
de las organizaciones en un principio es vista como una guía, un modo de acción
futura que generara posteriores beneficios si se realiza correctamente. Así
mismo, se enfoca hacia una percepción más modelada ya que puede considerarse un
patrón que permite una determinada coherencia a través del tiempo. Para este
caso, se plantea una estrategia deseada y una aplicada. La estrategia deseada
es la concepción original que se tiene sobre lo que se quiere hacer en la
empresa y la aplicada es lo que realmente se hizo comparándolo con lo deseado.
Aquí, la experiencia es la parte impulsador del establecimiento de nuevas metas
organizacionales y la intuición o el sentido práctico se reafirma gracias a los
resultados obtenidos.
La enmarcación de la estrategia se
debe precisamente a las experiencias vividas por las organizaciones en periodos
determinados de tiempo. Así como puede verse en un planteamiento o en un
modelo, la estrategia a su vez es vista como un posicionamiento, como una
perspectiva o porque no, también como una trampa. Posicionamiento al darse como
la creación de una posición única y productora de valor que implica un conjunto
particular de actividades. Perspectiva al ser vista como el medio fundamental
de una organización para llevar a cabo sus acciones y como una trampa al
constituirse como una maniobra específica para eliminar a un competidor
directo.
Aparte de las anteriores concepciones
que se tienen sobre cómo es vista la estrategia a nivel empresarial, existen
múltiples definiciones dadas por los clásicos, o referenciadas en concepciones
empíricas que argumentan a la estrategia para ser aplicada en las
organizaciones. En los últimos años el concepto de estrategia ha evolucionado
de manera tal que, sobre la base de este ha surgido una nueva escuela de
administración y una nueva forma de dirigir a las organizaciones, llamada
"administración estratégica". La estrategia en administración, es un
término difícil de definir y muy pocos autores coinciden en el significado de
la estrategia. Pero la definición de estrategia surge de la necesidad de contar
con ella.
Por estrategia para la administración
básicamente se entiende la adaptación de los recursos y habilidades de la
organización al entorno cambiante, aprovechando las oportunidades y evaluando
los riesgos en función de objetivos y metas. Se tiende a recurrir a la
estrategia en situaciones inciertas, no estructuradas, no controlables, es
decir en aquellas situaciones donde hay otro bando cuyo comportamiento no se
puede pronosticar. Tener un propósito estratégico implica tener una visión
sobre el futuro, debe permitir orientar, descubrir y explorar. El sentido de la
orientación debe responder: ¿Qué empresa queremos ser? y ¿Adónde queremos
llegar? Una de las claves empresariales es tener claro el negocio actual y
futuro ya que no se puede decidir sin saber adónde se quiere llegar.
Ya que se tiene una mejor concepción
de lo que puede llegar a significar la estrategia bien aplicada en cada
organización lo que falta para concluir esta primera parte es definir sus
objetivos centrales y sus características principales. La estrategia, además de
presentarse durante la adecuación de la organización a un entorno, enfrenta
problemas como la selección de metas concretas en ese mismo entorno, el cual es
cambiante y en continuo proceso. Define cuales son los bienes y servicios que
deben crearse y así mismo delimitar el alcance que van a tener. Según el tipo
de estrategia se determinan una serie de políticas que influirán para que la
estrategia tenga mayor o menor tiempo de duración y así determinarle a la misma
una estructura acorde con los puntos anteriores. El hecho de enfrentarse a un
entorno de inestabilidad y continua variación hace necesaria la complejidad de
la estrategia. La integración al igual que la complejidad debe ajustares a lo
que demande el entorno y a lo que esté dispuesto a dar la empresa con relación
a la estrategia a usar. La dimensión de las decisiones estratégicas, está
basada en un conflicto, en una incertidumbre, o una especulación. De ser así,
la decisión estratégica básica es la misión. La esencia de la estrategia tiene
que ver con el descubrimiento, con la exploración, con el ensayo y el error. El
reto de la estrategia es exigir a la alta dirección que exponga una aspiración
tan elevada que sea capaz de abrir una brecha abismal entre la ambición y los
recursos que se hayan propuesto.
Así como existen múltiples definiciones para dar a conocer lo que es la
estrategia en sí, también existen múltiples características que refuerzan la
concepción actual de estrategia empresarial. Provee de una orientación ya que
sirve de brújula en las organizaciones con el fin de mantener el rumbo
coherente con el interés que se tenga. Además, favorece la coordinación de las
actividades, es un medio para que el usuario externo comprenda a cada empresa y
la diferencia de la competencia. Proporciona un sentido de pertenencia con la
misma y busca el orden para facilitar las acciones a realizar.
Como en la mayoría de elementos vistos
a lo largo de la concepción de gestión actual, la estrategia posee tres
diferentes niveles delimitados cada uno por el origen y destino que van a tener
y el enfoque de trabajo que se realiza para cada nivel. Pueden distinguirse el
primer nivel en el que la estrategia es de tipo corporativo ya que es la de
nivel más alto. Es la que decide los negocios a desarrollar y los negocios a
eliminar. El segundo nivel se enfoca más hacia la estrategia de negocio ya que
es la estrategia específica para cada ejercicio, como va a ser manejado, que
cartera de productos va a desarrollar la empresa, etc. Por último, se distingue
el tercer nivel, de estrategias funcionales el cual enfatiza en las estrategias
correspondientes a las áreas funcionales como marketing, producción, finanzas.
Son implementadas por las áreas, pero siempre decididas por el gerente general.
PLANEACIÓN
Antes de
iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados
que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones
futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La
planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y
minimizarlo. La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena
planeación.
Importancia de la Planeación
Propicia
el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de
los recursos.
Reduce
los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a
la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantías de éxito.
Mantiene
una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
mejorar las cosas.
Establece
un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
Promueve
la eficiencia al eliminar la improvisación.
La moral
se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia
donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza
el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
Principios de la Planeación
Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a
la realidad y a las condiciones objetivas.
Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones
o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero.
Flexibilidad: es conveniente establecer
márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan
proporcionar otros cursos de acción a seguir.
Unidad: todos los planes deben
integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.
Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende,
será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los
cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas,
procedimientos y presupuestos para lograrlos.
Pasos de la Planeación
1. Detección de la oportunidad de
acuerdo con:
El
mercado
La
competencia
Lo que
desean los clientes
Nuestras
fuerzas
Nuestras
debilidades
2. Establecimiento de objetivos y
metas:
Donde se
desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideración de las premisas
de planeación:
En qué
ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.
4. Identificación alternativas:
Cuáles
son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5. Comparación de
alternativas:
Que
alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el
costo más bajo y las mayores utilidades.
6. Elección de una alternativa:
Selección
del curso de acción a seguir.
7. Elaboración de planes de
apoyo, como los planes para:
Comprar
equipo
Comprar
materiales
Contratar
trabajadores
Desarrollar
un nuevo producto
8. Expresión numérica de los
planes mediante la elaboración de presupuestos tales como:
Volumen y
precio de ventas
Gastos de
operación necesarios para los planes
Gastos
para equipos de capital.
TRABAJO EN EQUIPO
Todo el equipo debe conocer y aceptar los
objetivos
De esta forma cada quien puede encontrar nuevas formas de
alcanzarlos y no estar atados a cierta manera de hacer las cosas. Además, todo
el equipo debe saber que es su responsabilidad como grupo alcanzar estos
objetivos y no de un solo individuo del equipo.
Todo integrante del equipo debe tener
claro cuál es su responsabilidad y el trabajo que le fue asignado
En una presentación que me llego,
encontré una historia de autor anónimo sobre 4 personas: Había que hacer un trabajo muy importante y
“Cada uno” estaba seguro de que “Alguien” lo haría. “Cualquiera” pudo haberlo hecho, pero
“Ninguno” lo hizo. “Alguien” se disgustó por eso, ya que el trabajo era de
“Cada uno”. “Cada uno” pensó que
“Cualquiera” podría hacerlo, pero “Ninguno” se dio cuenta que “Cada uno” lo
haría. En conclusión, “Cada
uno” culpó a “Alguien” cuando “Ninguno” hizo lo que “Cualquiera” podría haber
hecho. Aunque tampoco se trata de que cada uno coja por su lado y se desentienda
del resto del equipo una vez asignadas las tareas porque como dice un refrán
popular:
“No se
puede dividir un elefante por la mitad para crear dos elefantitos, no al pegar
dos elefantes pequeños creamos un elefante mayor”.
Si necesitas la colaboración de
alguien para terminar una tarea ya sea su opinión o ayuda en otro sentido, la
debes pedir.
Todos deben cooperar
“La súper-estrella
no puede ganar el juego solo.”
En un equipo todos deben estar en
la capacidad de relevar a alguien si esta persona no puede cumplir por algún
motivo, en un equipo todos deben estar dispuestos a dar y recibir ayuda.
“Un
equipo de trabajo no funcionará si todos sus miembros no son positivos y
colaborativos, dispuestos a animar a los demás miembros del equipo cuando sea
preciso.”
Información compartida
Un equipo debe tener buena comunicación, aprovecha todo lo que ofrecen las redes sociales,
usa herramientas como Twitter, Facebook, etc. para mantenerse en contacto
constantemente. Además, asegúrate de que exista un buen ambiente de trabajo que
fomente la participación de todos los integrantes y la libre expresión de
opiniones sin burlas y prejuicios.
Recompensa las cosas que quieres en el
equipo, no te dediques a castigar las que no quieres
Como bien dijo Yoriento en Cómo fomentar el trabajo en equipo, de verdad aún hay que recordar que
“si quieres que colabore más demuéstralo valorando mi colaboración”. También
eres bienvenido a dar críticas pero que sean constructivas, no es suficiente
con decir “lo hiciste mal”, debes explicar porque consideras que lo hizo mal.
Esto ayudará a que los miembros del equipo permanezcan motivados y tengan la
oportunidad de crecer.
EL EQUIPO DE TRABAJO
La importancia del equipo de
trabajo se encuentra en la facilidad para distribuir las
Tareas. Nadie puede tener la
capacidad en una empresa de hacerlo todo, por eso se requiere un equipo de
trabajo con diversas habilidades para hacer frente a las responsabilidades
adquiridas en la iniciativa empresarial. Además, dichas habilidades permitirán
resolver inconvenientes encontrados en un momento dado.
La diferencia entre un grupo de
trabajo y un equipo de trabajo está en los resultados que producen cada uno de
sus miembros, por lo que formar un equipo no es tan sencillo como parece. Un
equipo de trabajo obtiene un alcance mayor que la suma de los resultados de
cada uno de sus miembros gracias a que en éste se encuentran los únicos con
talento que realizarán la iniciativa empresarial.
En términos generales, una
empresa no es más que un equipo estratégicamente conformado y que comparte una
visión y un proceso.
Independientemente del tamaño de
su negocio, el equipo de trabajo debe realizar alianzas no sólo con equipos en
actividades similares, sino también con aquellos que pueden llegar a ser sus
proveedores. Las alianzas son importantes porque la búsqueda de un aliado puede
ser una buena solución para poder desarrollar proyectos empresariales
imposibles de asumir en solitario.
CESAR FAYAD REYES
TECNOLOGIA EN GESTION DE EMPRESAS
INDUSTRIALES
ADMINISTRACION II
FUNDACION TECNOLOGICA ANTONIO DE
AREVALO –TECNAR
